Bamako (Mali), 02 avril 2018 à 10h:05mn, l’équipe du Hub de Ouagadougou (Burkina) atterrissait á l’aéroport international Modibo Keita de Bamako pour la troisième édition du Team Week de Akvo en Afrique de l’Ouest. J’étais enthousiaste mais je me demandais au même moment comment allait se passer cette rencontre car nous sommes maintenant deux Hub séparés qui interviennent dans la même région Ouest Africaine.
Vraiment particulier ce Team Week, nous avons eu droit à une journée de prise de contact, deux journées d’échanges sur l’avenir des 2 hubs et une journée de formation sur l’écriture de proposals (offres de service). Caroline Figuères, consultante chez Akvo, venue des Pays-Bas était chargée de faciliter nos journées et nous dispenser une formation en rédaction de proposals.
Comme je vous le disais, nous sommes maintenant deux hubs autonomes et nous sommes appelés à travailler pour un avenir radieux de Akvo dans la sous région. Alors, comment relever ce défi ? Je peux dire que l’une des particularités de ce Team Week était la recherche de solutions durables afin de relever haut les mains ce défi.
Trois jours en live
Au jour de notre arrivée, nous avons eu droit à une bonne ballade sur le fleuve, moment de détente et de communion. Nous avons ensuite eu droit à bon diner pendant lequel notre collègue Lars Hemskeerk a organié un Quiz pop. C’est un jeux entre trois groupes et le groupe qui totalisait le maximum de Le groupe qui a le plus de points remporte la compétition. Chaque groupe avait cette ardeur et la volonté de gagner. N’était-ce pas un simple jeu ? Si, c’est un jeu. Cependant, chez Akvo, chacun veut donner le meilleur de lui même et c’est ce qui fait notre force.
Les 3 et 4 avril, dans la salle intitulée « Université » du Zoo de Bamako, nous avions eu l’occasion de discuter de la vraie raison de notre rencontre : Le futur de Akvo en Afrique de l’Ouest. Pour les responsables de nos deux hubs, une bonne collaboration entre les deux équipes est primordiale. Pour y parvenir, faire un bilan était nécessaire. C’est dans cette optique que nous avons d’abord assisté à des présentations de Dagmar (Hub Manager sortant du hub de Bamako), Emeline (Hub Manager du hub de Ouagadougou), Abdoulaye (Hub Manager entrant du hub de Bamako). Leurs différentes communications portaient essentiellement sur les résultats de la rencontre des Hubs Managers qui a eu lieu en janvier 2018 à Akvo Amsterdam (le siège), les perspectives pour 2018 et les concepts de solutions et de la théorie du changement (ToC) mises en place par Akvo. Leurs partages nous ont permis de comprendre les difficultés auxquelles Akvo fait face et les portes de sorties possibles pour y remédier. Ensuite, nous avons pu travailler par petit groupe de 4/5 sur les challenges et opportunités, la division des tâches, la planification efficiente et la communication entre les deux équipes. En deux jours seulement, nous avons mis sur la table des suggestions pertinentes qui aideront à consolider la collaboration entre les deux bureaux en l’Afrique de l’Ouest. La troisième journée, celle du 5 avril a été consacrée à la formation sur la rédaction de proposals. Grâce à sa méthode participative, Caroline a su tirer des idées de chaque personne présente. Cette formation était la bienvenue. Elle était une source de rappelle pour certains et un cadre d’apprentissage pour certain. Bien que je ne sois pas technique, je trouve ce genre de session pourrait aider de nombreux membres de notre équipe à fournir de meilleurs services à nos partenaires locaux. Dès notre retour, j’ai vu qu’Emeline avait déjà mis en pratique l’exemple de tableau dénommé le tableau de Canvas lorsqu’elle voulait répondre à un appel d’offre d’une institution gouvernementale du Burkina. Beaucoup a été appris et la capitalisation a été jugée nécessaire.
Les actions à venir
Malgré la courte durée, comparativement aux autres Team Week auxquels j’avais déjà participés, ces trois journées nous ont permis de prendre conscience de l’importance d’avoir un seul objectif, une vision commune quelque soit le hub d’appartenance. Ainsi, d’un commun accord, nous avons voulu mettre en place certaines procédures qui faciliteront cette collaboration entre les deux hubs.
– La mise en pratique du concept de « One Akvo »
– L’élaboration d’un guide de communication interpersonnelle
– Un document officiel relatif à la procédure à suivre pour la mise a disposition du personnel d’un hub pour prêter main forte à un autre Hub
– L’élaboration d’un livret de poche relatif à la rédaction de proposals
Enrichissant, je peux dire que cette troisième de notre Team Week l’a été et j’espère que toutes les actions seront effectuées avant la prochaine édition. Pour le savoir, restez connecté-e à notre site web.
Avant cela, vous pouvez revivre ces trois jours de partage à travers la collection photo publiée sur Flickr. Une vidéo de deux minutes est également disponible sur Akvo.TV.